امروزه مسئله تامین کالا و خدمات یکی از مسائل عمده ی پیش روی دست اندرکاران و مدیران امور پشتیبانی و تدارکات و خاصه کارپردازان سازمانها و بانکها و شرکتهای بزرگ می باشد

از این رو خرید یک کالاو خدمات به نوعی به علم خرید تبدیل شده که عوامل مهم و تاثیر گذاری از جمله موارد ذیل را در آن  می توان دخیل دانست .

1- نقش مدیریت زمان در خرید کالا و خدمات

یکی از مهمترین فاکتورهای خرید خوب ، زمان است . همیشه خریدی با ارزش تلقی شده است که به موقع صورت پذیرد . یک کارپرداز موفق همواره به زمان بندی و مدیریت آن باید اهمیت خاصی قائل شود . با توجه به نیاز سازمان ، پروسه خرید های طولانی باعث هدر رفت سرمایه سازمان می شود . این در حالیست که کارپردازان و مدیران تصمیم گیرنده که به عنوان نیروی انسانی خرید محسوب می شوند با دریافت حقوق و دستمزد و عدم انجام به موقع وظایف خود به سازمان لطمه وارد می نمایند.

2- اصول و فنون مذاکره

همیشه مذاکره مهمترین و رایج ترین وسیله برقراری ارتباط بین انسانها است ، انسانها با هم مذاکره می کنند تا با دیگران برای رسیدن به نیازهای خود و به عبارت دیگر بر سر منافع مشروع خود به توافق برسند .

اصول و فنون مذاکرات برای کارپردازان و مدیران خرید به نوعی از نان شب هم واجب تر می باشد ، یک کارپرداز آشنا و مسلح به فنون مذاکره می تواند حافظ منافع سازمان خود باشد و بهتر است بگویم از دلایل عدم توفیق در کسب نتیجه مطلوب در یک خرید ، عدم آشنائی کارپردازان و مدیران  به مهارتهای ارتباطی موثر و اقناع کننده فروشندگان می باشد.

3- مقایسه فنی و ارزشیابی کیفی کالا و خدمات

چگونه می توانید یک کالای اورجینال را از یک کالای غیر اصلی و بی کیفیت تشخیص داد ؟ در واقع با اطلاع کامل از مشخصات فنی کالاها ، آگاهی از چگونگی تولید ، متریال ، کشور سازنده و حتی درخواست ارائه مدارک و مستندات لازم از جمله  نشانهای استاندارد و تائیدات سازمانهای متبوع  و ... به هویت اصلی یک کالا پی برد که به وسیله این ابزار و رتبه بندی و ارزشیابی کیفی آنها می توان به مهمترین نتیجه که همانا خرید کالای  با کیفیت است دست یافت . البته این موضوع به موازات ارزیابی و رتبه بندی ارائه دهندگان کالا و خدمات می باشد که بعد تر به آن اشاره خواهم نمود.

4- مدیریت اطلاعات و چگونگی دست یابی به منابع دست اول

کارپردازان و مدیران خریدی که به اطلاعات فروشندگان و ارائه دهندگان کالا و خدمات دسترسی داشته باشند می توان پیشگامان عرصه خرید نامید ، و به عبارتی از دیگر رفقا و همکاران خود یک گام جلو هستند .

عصر حاضر، عصر اطلاعات می باشد و در واقع موفقترین افراد کسانی هستند که به اطلاعات معتبر و موثق اشراف داشته باشند ، امروزه با توجه به وجود اینترنت که یکی از عمده ترین منابع دست یابی به اطلاعات می باشد ، گسترش و توزیع اطلاعات از آنچه که تصورش را می کنیم سریعتر صورت می پذیرد که این امر باعث شده است کارپردازان و مدیران خرید خود را موجاب نمایند تا از مهارتهای کار با کامپیوتر و اینترنت غافل نگردند.

5- میزان تاثیر مدیران خرید و کارپردازان بر عملکرد تامین کنندگان کالا و خدمات

اگر یک کارپرداز و مدیر قاطعیت خود را در روند خرید و دریافت خدمات به نمایش نگذارد و به نوعی در سالهای همکاری ضابطه جای خود را به رابطه دهد و خدای نکرده فروشنده از این موقعیت سوء استفاده نماید ، شاید بتوان گفت این سهل انگاری باعث ایجاد مشکلاتی از جمله کاهش کیفیت ، عدم تحویل به موقع کالا ، سرویس و پشتیبانی نامناسب و .... کالا و خدمات خواهد شد . که در نتیجه دود این موضوع هم به چشم سازمان خواهد رفت .

6- ارزیابی و رتبه بندی ارائه دهندگان کالاو خدمات

توانائی ارزیابی و رتبه بندی فروشندگان کالا و خدمات  از اساسی ترین و ابتدای ترین توانائی های یک کارپرداز می باشد ، در صورت اهمال و ناتوانی دربخش مذکور با ارزیابی نامناسب یک شرکت  یا فروشنده  که می تواند دو سو داشته باشد ( عدم انتخاب شرکت توانمند و رد آن و یا انتخاب شرکت ناتوان و قبول آن ) ،  در هر دو صورت لطمات جبران ناپذیری را به سازمان وارد نماید . در واقع در صورت عدم انتخاب یک فروشنده مناسب و معتبر چه بسا  با توجه به موارد که قبلا در بند مقایسه فنی و ارزشیابی کیفی کالا و خدمات مشابه عنوان نمودم  ، کالای بی کیفیت وارد سازمان شود و به قول معروف گر نهد خشت اول معمار کج می رود تا ثریا دیوار کج .

7- آسیب شناسی خرید و آفتهای آن

همیشه و همه جا کارپردازان و مدیران خرید یک سازمان در مضان اتهام هستند ، چه درست چه غلط این وصله ای است که به این قشر از کارمندان زده شده است .

البته در معاملاتی که در فضای مجازی صورت می پذیرد این قبیل آفتها با توجه به آنلاین بودن معاملات کمتر می باشد . ضمنا تشویق و ترغیب و تهدید کارپردازان و مدیران خرید با توجه به پایبندی آنها به اصول اخلاقی دارای شدت و ضعف می باشد و در اکثر آنها این موضوع منفی می باشد ، مضاف بر اینکه هر قدر کارپردازان و مدیران خرید ، خود را به سازمان وابسته بدانند و به نوعی از لحاظ مادی تامین شده باشند این آسیبها و آفتها آنها را کمتر تهدید می نماید و در واقع منافع سازمان محفوظ خواهد ماند.

8- دست اندازها و بروکراسی های اداری خرید

در هر زمان وجود بروکراسی های اداری باعث اتلاف وقت شده و این پدیده خود ساخته سازمانها باعث کندی کارمی شود ، وجود انواع آئین نامه ها ، بخشنامه ها و مصوبات یکی از این بروکراسی ها در سازمانها و ارگانها می باشد .

در پایان می توان گفت شعار یک کارپرداز و مدیر خرید موفق در  این جمله است :

خرید در کمترین زمان ، با بالاترین کیفیت و نهایتاً با کمترین زمان ممکن

بیژن پولادی : کارشناس مدیریت صنعتی