• كارپرداز و وظائف آن

كارپرداز ماموری است كه از بین مستخدمین واجد صلاحیت دستگاه ذیربط به این سمت منصوب می شود و نسبت به خرید و تدارك كالا و خدمات مورد نیاز طبق دستور مقامات مجاز با رعایت مقررات اقدام می كند.

• اصول مدیریت کارپردازی

هدف مدیریت کارپردازی كاهش هزینه و بهینه سازی سیستم و استفاده از روش سیستماتیك در امور تداركات كالا می باشد.

در راستای نیل به هدف، به نكاتی چند در مورد سیستم، روش سیستماتیك و موارد استفاده از آن اشاره می شود.

• نقش واحد کارپردازی به عنوان جزئی از یك سیستم

سیستم کار در واحد کاپردازی در شركت ها را می توان از نظر اینكه تامین كننده کالا و خدمات  برای آنهاست قلب سیستم لقب داد. چون سیستم کارپردازی  تغذیه كننده و تهیه كننده مواد ، کالا و خدمات به قسمتهای مختلف شركت می باشد.

لازم به یادآوری است كه سیستم تداركات مانند هر سیستم دیگر محتاج به اطلاعات دقیق، صحیح و به موقع دارد كه باید از كلیه قسمتهای یک مجموعه و یا منابع داخلی و یا خارجی به واحد کارپردازی می رسد. بطوری كه یادآوری گردید، هدف مدیریت کارپردازی این است كه به هر نحوی سعی نماید هزینه های مختلف را كاهش و بهینه سازد. هزینه تداركات با فرمول زیر مشخص می گردد.

( هزینه حمل + هزینه نگهداری + هزینه تامین مواد ) تابع = مجموع هزینه ها جهت تحقق چنین هدفی باید سیاستهای زیر را اعمال نمود كه در اصطلاح مدیریت کارپردازی به FIVE RIGHTS یا « صحت پنجگانه » معروف است:

1ـ كیفیت صحیح

2ـ كمیت دفیق

3ـ صحت در انتخاب زمان و مكان

4ـ قیمت مناسب

5ـ منابع درست

• اصول مدیریت کارپردازی ( صحت پنجگانه )

1ـ عوامل موثر صحت و دقت در كیفیت

عوامل زیر باید در مورد كیفیت و دقت كالا مورد توجه و بررسی قرار گیرد:

ـ خصوصیات فنی

ـ استاندارد كالا

ـ درجه بندی عرضه كنندگان شامل:

عملكرد گذشته

شهرت،

ارزیابی نمونه ها،

2ـ عوامل موثر در انتخاب كمیت دقیق

توجه به نكات زیر برای انتخاب كمیت ضرورت دارد:

اهداف خرید:

الف: خرید به منظور نگهداری

ب: خرید به منظور مصرف

برنامه ریزی مقدار و زمان:

الف : توجه به محاسبه حداقل و حداكثر موجودی و نقطه سفارش

ب :  استفاده از تكنولوژی اطلاعات it

3ـ صحت در انتخاب زمان و مكان

استفاده از تكنیكهای زیر در این انتخاب توصیه شده است:

الف: عرضه كالا بدون تاخیر

ب: به حداقل رسانیدن زمان توقف تولید

4ـ خرید از منابع واجد شرایط

برای نیل به هدف فوق توجه به نكات زیرتوصیه شده است:

الف: بررسی وتحقیقی در بازار عرضه كننده كالا،

ب: تعیین سازنده اصلی، لوازم یدكی و خدمات پس از فروش،

ج: تعیین واحدهای تصمیم گیرنده،

د: ایمنی در عرضه كالا،

ه: عوامل عمومی در ارزیابی عرضه كنندگان كالا،

5ـ قیمت مناسب

عوامل موثر در اتخاذ تصمیم درباره قیمت

الف: هزینه تولید

ب: توان خرید و مصرف كننده

ج: رقبا و قیمت عرضه كالا در بازار

• مراحل اجرایی خرید

به طوری كه قبلاً توضیح داده شد، واحد تداركات یا كارپردازی، مسئول تهیه و تامین كالا و لوازم و همچنین ارائه خدمات در هر سازمان می باشد. نحوه تهیه و تدارك كالا از نظر تشریفات اداری و مبالغ مورد مطالعه در سازمان های دولتی، تابعه قوانین و مقررات معاملات دولتی است و رعایت آن در سازمان های مزبور الزامی می باشد. بدون تردید این امر در بخشهای خصوصی كه از شمول قانون خارج است، مورد توجه قرار داده نمی شود.

به منظور سهولت در امر بررسی خرید، خریدها را به دو قسمت خریدهای داخلی و خارجی تقسیم میكنیم و هر یك را بهطور جداگانه مورد بحث قرار می دهیم.

قسمت اول: خریدهای داخلی

1- درخواست خرید

درخواست خرید كالا در سیستم تداركاتی و انبار داری مستلزم تكمیل فرم درخواست خرید از طرف انبار و ارسال آن به واحد کارپردازی میباشد. فرم درخواست خرید درموارد زیر تهیه می گردد

الف: در صورت موجود نبودن كالای مورد تقاضا در انبار

ب: درمواقع رسیدن میزان موجودی به حد سفارش

فرم درخواست خرید ، درخواست رسمی برای خرید میباشد.

این فرم معمولاً در سه نسخه تهیه و پس از امضای مجاز ، نسخه سوم آن در انبار بایگانی و سپس سایر نسخ آن جهت اخذ تصمیم در مورد خرید كالای مورد درخواست به واحد کارپردازی ارسال می گردد.

ـ در صورت موافقت با درخواست خرید ، واحدکارپردازی پس از اخذ امضاهای مجاز اقدام به صدور فرم سفارش كالا میكند.

واحد کارپردازی نسخ فرم درخواست خرید را به شرح زیر تفكیك و توزیع می نماید.

نسخه اول فرم : امور مالی / نسخه دوم فرم : تداركات یا كارپردازی / نسخه سوم : در بایگانی انبار نگهداری میشود.

ـ در صورت عدم موافقت باخرید، نسخه دوم صادره ، فرم درخواست خرید به انبار عودت داده می شود تا انبار دار در جریان امر قرار گیرد. و مراتب را به اطلاع درخواست كننده كالا برساند.

2- سفارش كالا به فروشنده

پس از وصول فرم « درخواست خرید » واحد کارپردازی فرم مزبور را مورد بررسی قرار می دهد و در صورت موافقت با خرید كالای مورد نظر اقدام به تهیه و تكمیل  « فرم سفارش » به فروشنده می نماید. فرم سفارش خرید درخواست رسمی خرید می باشد این فرم یكی از مهمترین فرم ها در نظام های كنترل تداركاتی محسوب می شود و نقش بسیار مهمی در امور نظارت بر كالاها و اجناس رسیده یا برنامه سفارش ها در اینده دارد. از فرم سفارش خرید می توان برای كنترل خرید و جلوگیری از سفارش های زاید و تكراری استفاده نمود.

 فرم سفارش معمولاً در چهار نسخه و به شرح زیر توزیع می گردد:

نسخه اول: فروشده كالا  / نسخه دوم: حسابداری / نسخه سوم: واحد کارپردازی /نسخه چهارم: انبار

نسخه سوم سفارش به ضمیمه فرم درخواست خرید باید در پرونده سفارشها درواحد کارپردازی بایگانی شود.

بایدتوجه داشت كه كلیه فرم ها و اسناد مربوط به معامله در امور مالی باید یك جا بایگانی گردد برای این منظور توصیه میشود شماره سفارش خرید، روی كلیه این اسناد قید شود.

4- فرم درخواست خرید

لازم به تذكر است با توجه به اینكه كنترل موجودی های انبار به منظور فراهم ساختن مقدمات سفارشها با همكاری واحد کارپردازی از اجناس و كالاهای مورد مصرف از وظائف انبار  محسوب می گردد. لذا در صورت استفاده از دفاتر راهنمای سفارشها كه در بعضی از سازمان ها رایج است، استفاده از كاردكس انبار به منظور كسب اطلاعات لازم در مورد سفارشها نیز توصیه می گردد.

5-  بازرسی و كنترل اجناس خریداری شده

كالاها و مواد فنی و تخصیصی خریداری شده، هنگام دریافت و تحویل نهایی باید از نظر تخصیصی كنترل و مورد تایید آزمایشگاه مربوطه قرار گیرد. نحوه عمل بدین ترتیب است كه نمونه ای ازمواد خریداری شده به آزمایشگاه مربوطه ارسال و یا از كارشناس فنی واحد سفارش دهنده دعوت می شود تا صحت جنس مورد نظر را مورد تایید قرار دهند و طی فرم خاصی ( با  توجه به نوع آزمایش ) مراتب رسماً به واحد دریافت و یا انبار ارائه نمایند.  فرم مزبور ملاك دریافت نهایی و صور قبض رسید از طرف انبار خواهد بود.

• انواع خریدها

1. خریدهای برنامه ریزی شده : این نوع خریدها معمولا در آغاز هر سال براساس برنامه های پیش بینی شده انجام می شود.

در واحدهای تولیدی و صنعتی، برنامه های خرید براساس میزان تولید و با همكاری واحد كارپردازی یا تداركات ، امورمالی، دفتر طرح و برنامه و تولید و سایر واحدهای مرتبط تدوین می گردد. در موسسات غیر انتفاعی مانند وزارتخانه ها و موسسات خدماتی برنامه خرید شامل كالاهای اساسی می باشد كه با وظائف مستمر و دائمی موسسه ارتباط دارد.

در خریدها برنامه ریزی شده مراحل زیر طی میشود:

ـ درخواست كننده كالا با تكمیل فرم « اعلام نیازمندیها » احتیاجات خود را به واحد سفارشات یا واحد تداركات اعلام می دارد.

ـ فرم مزبور پس از تایید موجودی انبار ( با مراجعه به كاردكس انبار ) و تایید انبار دار، در پرونده مربوط به « اعلام نیازمندیها » در واحد سفارشات یا واحد تداركات بایگانی می گردد و با توجه به الویتها نسبت به تنظیم برنامه خرید اقدام به سفارش ان می شود فرم « اعلام نیازمندیها » در سه نسخه تهیه و به شرح زیر توزیع و نگهداری میشود:

ـ نسخه اول و دوم در پرونده اعلام نیازمندیها جهت اقدام در واحد سفارشات نگهداری می شود.

ـ نسخه سوم به بایگانی واحد درخواست كننده ارسال می گردد.

پس از انجام سفارش، نسخه دوم نیز جهت اطلاع از جریان سفارش، به واحد درخواست كننده ارسال می گردد.

2- خریدهای موردی یا اظطراری  : این خریدها براساس درخواست واحدها و طی تشریفات خاصی كه در بخش های اینده این كتاب بحث خواهد شد، صورت می گیرد.

معمولاً این نوع خریدها برچسب درخواست واحدهای مصرف كننده كالاهایی كه لزوم تهیه انها نیازی به برنامه سالانه ندارد، انجام می گردد. این نوع خریدها از محل تنخواه گردان صورت می گیرد. معمولاً كالاهای خریداری شده از محل تنخواه گردان، تحویل انبار نمی شود و براساس تایید دریافت كننده جنس، انبار دار مبادرت به صدور قبض انبار و حواله انبار نموده و مراتب در كارتها و یا دفاتر انبار ثبت می شود.

3- خرید به صورت متمركز : در صورتی كه یك واحد سازمانی به نام كارپردازی یا تداركات كل، مسئول تهیه و تدارك و ارائه خدمات در كل سازمان باشد به این نظام « تمركز خرید » گفته می شود اگر سازمانی آمادگی كامل از نظر امكانات مادی و نیروی انسانی لازم داشته باشد، اعمال سیاست تمركز اداری مزایای زیر خواهد بود:

ـ خریدهای مكرر توسط مامورین خرید، شرایط خرید را سهل تر و آنها را به بازار خرید آماده تر و آشناتر می سازد.

ـ خرید به صورت متمركز، موجب صرفه جویی در نیروی انسانی می گردد.

ـ كنترل موجودی در سیستم متمركز بهتر و سریعتر انجام می شود.

ـ برنامه ریزی و تامین اعتبار خرید با سهولت صورت می گیرد.

4-  خرید به صورت غیر متمركز : در نظام غیر متمركز خرید، هر واحد سازمانی، با داشتن اخیتارات لازم نسبت به خرید و لوازم مورد نیاز خود اقدام می كند. این نظام دارای مزایای زیر است.

ـ تهیه كالاهای اختصاصی و فنی با همكاری واحد ذینفع بهتر و صحیح تر انجام می شود.

ـ خرید با نیازمندیهای واقعی هر واحد منطبق می گردد.

لازم به یادآوری است كه انتخاب یكی از دو نظام مذكور با خط مشی و سیاست مدیریت هر سازمان و به وظائف آن سازمان ارتباط دارد.

• انواع خرید از نظر قیمت

به موجب قانون محاسبات عمومی مصوب ششم بهمن 1362 نصاب و نحوه انجام معاملات با رعایت صرفه و صلاح دولت به شرح زیر می باشد:

1- خریدهای جزئی : مبلغ این نوع خریدها نباید از 300.000 ریال تجاوز نماید. این نوع معاملات باید به كمترین بهای ممكن و تشخیص و مسئولیت كارپرداز و مامور خرید انجام گردد.

2-خریدهای متوسط : مبلغ خریدهای متوسط از 300.000 ریال تا 5.000.000 ریال تعیین شده است. این نوع معاملات باید به كمترین بهای ممكن و به تشخیص و مسئولیت كارپرداز و مسئول واحد تداركات و تایید وزیر یا بالاترین مقام دستگاه اجرایی در مركز و یا استان و یا مقامات مجاز از طرف آنها انجام گردد.

3-خریدهای عمده : خریدهای عمده خریدهایی است كه مبلغ مورد معامله از 5.000.000 ریال به بالاتر باشد معاملات عمده با انتشار آگهی مناقصه عمومی و یا ارسال دعوتنامه ( مناقصه محدود ) و به تشخیص وزیر یا بالاترین مقام دستگاه اجرایی و یا مقامات مجاز از طرف آنها انجام می شود.

لازم به یادآوری است كه در بخشهای تولیدی و صنعتی مبالغ فوق الذكر مورد توجه قرار داده نمی شود و هر سازمانی سقف مشخصی برای خریدهای خود منظور كرده است.

منوچهر اميرشاهي